Bewerbermanagement digitalisieren: erst der Prozess, dann das Werkzeug

Bewerbungen liegen in vielen Betrieben an drei Orten gleichzeitig: im Postfach der Geschäftsführung, im Postfach der Fachabteilung und in einem Ordner auf dem Server. Wer sich beworben hat, lässt sich mit etwas Suchen rekonstruieren. Wer zuletzt geantwortet hat, meistens nicht. Bevor ein Betrieb darauf ein System kauft, lohnt sich ein Blick auf den Ablauf dahinter.

Software zeigt den Ablauf, sie ersetzt ihn nicht

Ein Bewerbermanagementsystem bildet ab, was Sie ihm vorgeben. Ist nicht festgelegt, wer eine Bewerbung sichtet, in welcher Frist das geschieht und wer am Ende zusagt, dann übernimmt die Software genau diese Unklarheit und stellt sie nur übersichtlicher dar. Die Durchlaufzeit wird davon nicht kürzer.

Deshalb steht bei uns vor der Werkzeugfrage eine Seite Papier.

Vier Punkte, die vor dem Kauf geklärt sein sollten

1. Wer sichtet, wer entscheidet. Je Stelle eine Person, die Bewerbungen sichtet, und eine, die zusagt. “Das Team” ist keine Zuständigkeit.
2. Welche Fristen gelten. Eine Eingangsbestätigung noch am selben Tag ist leicht zu halten. Eine erste inhaltliche Rückmeldung braucht eine Frist, zu der sich die Fachabteilung auch bekennt.
3. Welche Stufen eine Bewerbung durchläuft. Drei bis fünf reichen fast immer: eingegangen, gesichtet, Gespräch, Entscheidung. Mehr Stufen bedeuten mehr Pflegeaufwand, nicht mehr Übersicht.
4. Was mit Absagen passiert. Löschfrist festlegen, Aufnahme in einen Talentpool nur mit ausdrücklicher Einwilligung, und beides so dokumentieren, dass es später jemand nachvollziehen kann.

Diese vier Antworten sind der eigentliche Ertrag der ersten Woche. Sie behalten ihren Wert auch dann, wenn Sie am Ende bei einem geteilten Postfach bleiben.

Woran Sie merken, dass sich ein System rechnet

Kein einzelnes Signal genügt. Interessant wird es, wenn mehrere gleichzeitig zutreffen:

• Es sind mehrere Stellen gleichzeitig offen, und mehr als eine Person sichtet.
• Bewerbungen kommen über verschiedene Kanäle herein: Website, Jobportale, E-Mail, Empfehlungen.
• Sie können nicht aus dem Stand sagen, wie viele Bewerbungen gerade unbeantwortet sind.
• Absagen bleiben liegen, weil sie sich niemand zuschreibt.
• Ähnliche Stellen werden mehrmals im Jahr ausgeschrieben, und jedes Mal beginnt die Textarbeit von vorn.
• Sie müssen belegen können, wer welche Bewerberdaten gesehen hat und wann diese gelöscht wurden.

Bei zwei oder drei Einstellungen im Jahr und einer verantwortlichen Person reicht in der Regel ein sauber geführtes Postfach mit Vorlagen und einer einfachen Liste. Das ist kein Rückschritt, sondern für diese Größe die günstigere Lösung.

Was ein System abnimmt und was nicht

Abnehmen kann es: eine Eingangsstelle für alle Kanäle, eine Statusübersicht, die alle Beteiligten sehen, Textbausteine für Bestätigung und Absage, ein strukturiertes Bewerbungsformular anstelle uneinheitlicher PDF-Anhänge sowie Rollen, Berechtigungen und Löschfristen an einer Stelle.

Nicht abnehmen kann es die Entscheidung. Wenn eine Fachabteilung zwei Wochen für eine Rückmeldung braucht, verschiebt Automatisierung diese Wartezeit nur an eine andere Stelle im Prozess. Und es erzeugt keine Bewerbungen: Wer zu wenige Zuschriften bekommt, hat ein Problem mit Stellenprofil, Sichtbarkeit oder Reaktionszeit, nicht mit der Verwaltung.

Recruitee als Beispiel

In Projekten dieser Art arbeiten wir unter anderem mit Recruitee. Der Zuschnitt passt zu dem, was kleinere und mittlere Betriebe brauchen: eine Karriereseite, die ohne Entwicklungsarbeit auskommt, eine Pipeline mit selbst definierten Stufen und ein Talentpool für Personen, die diesmal nicht gepasst haben. Vorauswahlfragen, weitergehende Auswertungen und Single Sign-on hängen am gewählten Paket. Den aktuellen Funktionsumfang und die Preise prüfen Sie am besten direkt beim Anbieter, beides ändert sich.

Die Grenzen gehören zur Beurteilung dazu:

• Es ist ein Recruitingwerkzeug, keine Personalverwaltung. Lohnverrechnung, Zeiterfassung und Personalakte bleiben außerhalb. Wer HR-Management im weiteren Sinn sucht, löst damit nur einen Ausschnitt.
• Die Kosten hängen an der Bereitschaft, nicht am Erfolg. Wer selten ausschreibt, zahlt die Zeiträume ohne offene Stellen mit.
• Die Karriereseite folgt den Vorlagen des Anbieters. Bei eng geführten Markenauftritten braucht es entweder Zugeständnisse im Design oder eine eigene Seite, die auf die Formulare verweist.
• Bewerberdaten liegen bei einem Dienstleister. Auftragsverarbeitungsvertrag, Speicherorte, Löschfristen und die Frage, was Sie bei einem Ausstieg exportieren können, gehören vor der Einführung geprüft. Diese Prüfung nimmt Ihnen weder der Anbieter noch dieser Beitrag ab.

Wann wir abraten

Wenn eine Person alles macht und selten eingestellt wird, ist ein eigenes System Aufwand ohne Gegenwert. Wenn ein vorhandenes Personalmodul im ERP ungenutzt bleibt, klären wir zuerst, warum das so ist. Und wenn die Bewerbungen ausbleiben, beginnen wir nicht bei der Verwaltung, sondern bei der Ausschreibung.

Erstgespräch

Wenn Sie unsicher sind, an welcher Stelle Ihr Recruiting hakt, sehen wir uns den Ablauf gemeinsam an, bevor über Werkzeuge gesprochen wird. Eine Stunde reicht meist, um die vier Punkte oben zu beantworten und einzuschätzen, ob sich ein System für Ihre Größe trägt. Termin für ein Erstgespräch vereinbaren.