Angebote, Verträge und eSignaturen: Was PandaDoc im Alltag leistet

Der Engpass liegt selten bei der Unterschrift

Wenn ein Betrieb sagt, dass Angebote zu lange dauern, dreht sich das Gespräch zuerst fast immer um die Unterschrift. Sie ist der sichtbarste Schritt: Das Dokument geht hinaus, dann wartet man. Sieht man sich den Ablauf genauer an, liegt die Wartezeit meist woanders.

Zeit geht verloren, bevor das Angebot überhaupt existiert. Preise werden aus einer älteren Datei kopiert, Textbausteine aus dem letzten vergleichbaren Fall gesucht, Leistungsbeschreibungen neu formuliert, obwohl sie sich kaum unterscheiden. Danach wandert der Entwurf zur internen Freigabe durch mehrere Postfächer. Und sobald das Angebot draußen ist, beginnt das Nachfassen im Blindflug: Niemand weiß, ob es angekommen, geöffnet oder intern weitergereicht wurde.

Wer nur die Unterschrift digitalisiert, beschleunigt den kürzesten Abschnitt des Prozesses. Deshalb beginnen wir an einer anderen Stelle.

Zuerst der Prozess, dann das Werkzeug

Vor jeder Produktentscheidung klären wir drei Fragen:

• Welche Angebotsarten gibt es tatsächlich? Erfahrungsgemäß sind es weniger, als das Team zunächst annimmt.
• Welche Bestandteile sind fix, welche variabel? Nur der variable Teil verdient individuelle Arbeit; alles andere gehört in eine gepflegte Vorlage.
• Wer gibt wann frei, und ab welcher Grenze? Ohne diese Regel bleibt jede Automatisierung an einem Postfach hängen.

Das Ergebnis ist eine überschaubare Zahl von Vorlagen mit klar definierten Bausteinen. Diese Vorarbeit ist unabhängig vom Anbieter und bleibt auch dann nützlich, wenn Sie das Werkzeug später wechseln.

Wofür sich PandaDoc dabei bewährt hat

PandaDoc ist eines der Werkzeuge, mit denen wir solche Abläufe umsetzen. Nützlich sind dabei vier Punkte:

Vorlagen mit Platzhaltern und Positionslisten nehmen die Wiederholarbeit aus der Erstellung. Die Anbindung an CRM-Systeme wie HubSpot, Salesforce oder Zoho sorgt dafür, dass Kunden- und Angebotsdaten nicht ein zweites Mal eingetippt werden. Die Statusrückmeldung zeigt, ob ein Dokument geöffnet wurde, sodass Nachfassen nicht mehr auf Vermutungen beruht. Und Freigabeschritte samt Ablage laufen im selben System, statt sich über E-Mail-Verläufe zu verteilen.

Der Nutzen entsteht dabei nicht durch die Software allein. Er entsteht, weil die Vorlagen vorher sauber gebaut wurden. Ein schlecht strukturierter Angebotsprozess wird durch ein Werkzeug nur schneller schlecht.

Elektronische Signaturen: erst die Anforderung, dann das Produkt

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Welche Stufe für ein Dokument angemessen ist, hängt vom Anwendungsfall ab und teilweise von Formvorschriften für bestimmte Geschäfte. Kein Anbieter kann Ihnen deshalb allgemein zusagen, dass jede in seinem System erzeugte Unterschrift für Ihren konkreten Fall ausreicht — und wir geben diese Auskunft ebenfalls nicht.

Praktikabel ist folgender Weg: Listen Sie Ihre Dokumentarten auf, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung, welche Signaturstufe je Art erforderlich ist, und prüfen Sie erst dann, ob das Werkzeug diese Stufe in der von Ihnen benötigten Form abdeckt. Für einen Teil der Dokumente kann Papier oder ein qualifizierter Vertrauensdienst weiterhin der richtige Weg sein. Das ist kein Rückschritt, sondern eine bewusste Abgrenzung.

Wo wir von PandaDoc abraten

Es gibt Fälle, in denen sich der Aufwand nicht rechnet:

• Sehr wenige, stark individuelle Angebote. Wer im Monat eine Handvoll Angebote schreibt, die jedes Mal anders aussehen, zahlt für Lizenz und Vorlagenpflege mehr, als er an Zeit gewinnt. Ein sauberes Dokumententemplate genügt.
• Angebotslogik liegt bereits im ERP. Wenn Konfiguration, Stücklisten und Preise ohnehin im führenden System gepflegt werden, ist ein zweites Dokumentensystem eine zusätzliche Baustelle. Dann gehört das Angebot dorthin, wo die Daten sind.
• Besondere Signaturanforderungen. Wenn für Ihre Dokumente eine qualifizierte Signatur mit österreichischen Mitteln vorgesehen ist, prüfen Sie diesen Punkt vor der Entscheidung und nicht danach.
• Sprache und Betreuung. Oberfläche, Hilfeartikel und Support sind überwiegend englischsprachig. Deutsche Vorlagen und Formulierungen pflegen Sie selbst.
• Datenschutz. Es handelt sich um einen US-Anbieter. Auftragsverarbeitungsvertrag, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Prüfung der Datenübermittlung gehören zur Einführung dazu.

Woran Sie den Erfolg erkennen

Messen Sie vor der Umstellung, wie lange es von der Anfrage bis zum versendeten Angebot dauert und wie viele Angebote aus einer Vorlage entstehen. Ohne Ausgangswert lässt sich später nicht belegen, ob die Umstellung etwas gebracht hat. Diese beiden Zahlen sagen mehr aus als jede Funktionsliste.

Erstgespräch

Ob sich ein Dokumentenwerkzeug für Ihren Betrieb lohnt, entscheidet sich an Ihrem Angebotsvolumen und an der Frage, wie stark sich Ihre Angebote gleichen. Im Erstgespräch sehen wir uns Ihren aktuellen Weg von der Anfrage bis zum unterschriebenen Dokument an und sagen Ihnen offen, ob eine Umstellung sinnvoll ist oder ob Sie mit kleineren Änderungen weiterkommen.