monday.com im Betrieb: Projekte und Abläufe sichtbar machen

Woran es in der Praxis meistens hakt

In vielen Betrieben ist gut bekannt, was zu tun ist. Es steht nur an fünf verschiedenen Stellen. Der Auftragsstatus ist im Kopf der Projektleitung, die Termine liegen in einer Tabelle, die Rückfragen im Postfach, die Dateien auf dem Server, der Rest in einer Chatgruppe. Solange ein eingespieltes Team zusammenarbeitet, funktioniert das erstaunlich lange.

Auffällig wird es an anderen Punkten: wenn jemand ausfällt, wenn ein Projekt größer wird als geplant, wenn neue Kolleginnen und Kollegen eingearbeitet werden sollen. Dann kostet jede Auskunft eine Rückfrage, und Statusrunden füllen sich mit Informationen, die eigentlich abrufbar sein müssten.

Der Wunsch, der daraus entsteht, lautet meist “wir brauchen ein Tool”. Der eigentliche Bedarf ist ein anderer: Es soll ohne Nachfragen erkennbar sein, wer woran arbeitet, was als Nächstes ansteht und woran etwas hängt.

Wie wir an solche Projekte herangehen

Wir beginnen nicht mit der Software, sondern mit zwei oder drei wiederkehrenden Abläufen, die wirklich weh tun. Häufig sind das Angebotserstellung, Auftragsabwicklung oder das Onboarding neuer Mitarbeitender. Für jeden dieser Abläufe klären wir dieselben Fragen: Welche Schritte gibt es tatsächlich, nicht laut Organigramm? Wer entscheidet? Was löst den nächsten Schritt aus? Und wann gilt etwas als erledigt?

Das ist der unbequeme Teil, weil dabei Unterschiede sichtbar werden. Zwei Abteilungen beschreiben denselben Ablauf oft verschieden, und beide haben aus ihrer Sicht recht. Genau diese Klärung ist aber der Nutzen. Erst danach lohnt sich die Frage, welches Werkzeug das abbildet.

Wofür sich monday.com dabei bewährt hat

monday.com ist eine Arbeitsplattform, in der Vorgänge als Zeilen auf einem Board liegen: mit Status, zuständiger Person, Termin, Anhängen und Kommentaren am Vorgang selbst. In unseren Projekten hat sich das aus drei Gründen bewährt.

Erstens lässt sich ein Ablauf ohne Entwicklungsarbeit abbilden und danach anpassen. Spalten, Statuswerte und Ansichten wie Tabelle, Kanban, Kalender oder Zeitleiste sind eine Konfigurationsfrage, keine Projektphase. Das senkt die Hürde, im ersten Monat noch einmal umzubauen.

Zweitens liegt die Information am Vorgang und nicht in einer Mail darüber. Wer den Auftrag öffnet, sieht die letzte Absprache. Das nimmt Statusrunden einen Großteil ihres Inhalts.

Drittens finden sich Mitarbeitende ohne IT-Nähe meist rasch zurecht. Das heißt nicht, dass Einarbeitung entfällt: Wer die Struktur nicht erklärt bekommt, legt seine eigene an, und dann gibt es wieder fünf Wahrheiten.

Ein Board ersetzt keinen Prozess

Die wichtigste Einschränkung: Ein Board bildet ab, was vorher entschieden wurde. War die Zuständigkeit unklar, bleibt sie unklar, nur farbiger. Boards, die niemand pflegt, sind schlechter als eine Tabelle, weil sie Verlässlichkeit vortäuschen. Wenn ein Status nicht zuverlässig stimmt, trifft niemand Entscheidungen auf seiner Grundlage, und der Aufwand war vergeblich.

Die zweite Einschränkung betrifft Automatisierungen. Regeln für Standardfälle sind sinnvoll: Erinnerung vor dem Termin, Zuweisung bei Statuswechsel, Benachrichtigung bei Freigabe. Wenn aber jede Ausnahme ihre eigene Regel bekommt, entsteht nach einigen Monaten ein Geflecht, das niemand mehr überblickt. Aufgaben tauchen auf, ohne dass jemand erklären kann, warum, und die Fehlersuche dauert länger als der Handgriff, der ersetzt werden sollte. Wir halten deshalb schriftlich fest, welche Regel was auslöst, und räumen regelmäßig auf. Wenige Automatisierungen, die alle kennen, sind mehr wert als viele, die niemand mehr liest.

Wann wir davon abraten

Ein kleines Team mit einem klaren Ablauf braucht selten eine Plattform. Eine geteilte Liste trägt länger, als der Markt vermuten lässt. Auch dort, wo die eigentliche Arbeit in einem Fachsystem passiert, etwa in Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Branchensoftware, sollte dieses System führend bleiben. Ein Board daneben führt schnell zu doppelter Datenpflege, und doppelt gepflegte Daten sind nach kurzer Zeit ungleich.

Zwei Punkte gehören vor die Entscheidung, nicht danach. Die Kosten fallen pro Nutzer und Paket an, und die Konditionen ändern sich; prüfen Sie sie direkt beim Anbieter, und rechnen Sie mit der Teamgröße in zwei Jahren, nicht mit der von heute. Und wenn personenbezogene Daten in der Plattform verarbeitet werden, gehören Auftragsverarbeitung, Speicherorte und Zugriffsrechte in Ihre eigene Prüfung. Das ist eine Bewertung, die kein Anbieterversprechen und auch kein Blogbeitrag Ihnen abnehmen kann.

Ein realistischer Einstieg

Ein Ablauf, ein Board, vier bis sechs Wochen, danach eine ehrliche Bilanz. Wenn die Statusabfrage im Team seltener geworden ist und die Einträge stimmen, kommt der nächste Ablauf dazu. Wenn nicht, war meist der Ablauf und nicht das Werkzeug das Problem.

Wenn Sie einschätzen möchten, ob sich das für Ihren Betrieb lohnt, sehen wir uns Ihre Abläufe gemeinsam an. Vereinbaren Sie dazu einen Termin für ein Erstgespräch; wir sagen Ihnen auch, wenn eine einfachere Lösung reicht.